1. Khái niệm về thủ tục hành chính
Thủ tục hành chính là cách
thức và trình tự thực hiện thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước của các
chủ thể quản lý hành chính nhà nước và cách thức tham gia vào các công
việc quản lý hành chính nhà nước của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm
thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình trong quản lý hành chính nhà nước
theo quy định của pháp luật.
Căn cứ vào khoản 1 Điều
3 Nghị định 63/2010/NĐ-CP có
quy định :
" Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ
và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải
quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức."
Trong thủ tục hành chính có
chủ thể thực hiện thủ tục hành chính và chủ thể tham gia thủ tục hành chính.
Chủ thể thực hiện thủ tục hành chính là chủ thể có thẩm quyền nhân danh Nhà
nước tiến hành các thủ tục hành chính bao gồm các cơ quan nhà nước, tổ chức và
những người có thẩm quyền. Chủ thể tham gia thủ tục hành chính có thể là cơ
quan, tổ chức hoặc công dân.
Mỗi hoạt động quản
lý theo cách nói thông thường (ví dụ, hoạt động ban hành
văn bản quy phạm pháp luật, hoạt động cấp giấy phép, hoạt động xử phạt vi phạm
hành chính...) thực chất là chuỗi những hoạt động diễn ra theo trình tự nhất
định mà mỗi hoạt động cụ thể trong đó có thể được thực hiện bởi những chủ thể
khác nhau, ở những thời điểm khác nhau, với nội dung và nhằm những mục đích
khác nhau. Kết quả của hoạt động quản lý phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong
đó phụ thuộc một phần đáng kể vào số lượng, thứ tự các hoạt động cụ thể, mục
đích, nội dung, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong một chuỗi hoạt
động thống nhất, tức là phụ thuộc vào thủ tục tiến hành các hoạt động quản lý.
Thủ tục đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành bộ máy nhà nước cũng như
bảo đảm quyền và lợi ích của thủ tục hành chính là tổng thể các quy phạm pháp
luật xác định các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào các quan hệ xã hội
do luật hành chính xác lập nhầm thực hiện các quy phạm vật chất của luật hành
chính. Thực ra thù tục hành chính do quy phạm pháp luật hành chính quy định nên
thủ tục hành chính chính là nội dung của nhóm quy phạm pháp luật hành chính
(thường gọi là quy phạm thủ tục) chứ thủ tục không phải là quy phạm pháp luật.
2. Các đặc trưng cơ bản của thủ tục hành chính
Thủ tục hành chính có những
đặc trưng:
1) Thủ tục hành chính tuy
do nhiều cơ quan Nhà nước, cán bộ, công chức thực hiện nhưng cơ quan hành chính
nhà nước và cán bộ, công chức thuộc những cơ quan này là chủ thể chủ yếu;
2) Thủ tục hành chính đo
pháp luật hành chính quy định và có tính chất bắt buộc đối với các cơ quan, tổ
chức, cá nhân có liên quan;
3) Thủ tục hành chính có
nhiều loại khác nhau;
4) Thủ tục hành chính gắn
với công tác công văn, giấy tờ của Nhà nước.
Thủ tục hành chính có 3
loại: Thủ tục hành chính nội bộ, thủ tục hành liên hệ và văn thư hành chính.
Toàn bộ các quy phạm pháp
luật về thủ tục hành chính tạo thành chế định thủ tục hành chính - chế định
quan trọng của luật hành chính. Chỉ có các hoạt động quản lý hành chính
nhà nước đã được quy phạm thủ tục hành chính điều chỉnh mới là thủ tục hành
chính. Còn các hoạt động tổ chức - tác nghiệp cụ thể nào đó trong hoạt động
quản lý hành chính không được các quy phạm thủ tục hành chính điều chỉnh
thì không phải là thủ tục hành chính.
3. Phân tích các đặc điểm của thủ tục hành chính
Mặc dù có nhiều thủ tục
hành chính khác nhau nhưng do tính thống nhất của quản lý hành chính nhà
nước nên các thủ tục hành chính có một số đặc điểm chung sau đây:
Thứ nhất, thủ tục hành chính là
thủ tục thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước hay thủ tục hành chính
được thực hiện bởi các chủ thể quản lý hành chính nhà nước.
Các hoạt động quản
lý diễn ra trong lĩnh vực nào được thực hiện theo thủ tục pháp luật quy định
trong lĩnh vực đó. Hoạt động quản lý trong lĩnh vực hành pháp (quản
lý hành chính nhà nước) được thực hiện theo thủ tục hành chính. Quản
lý hành chính nhà nước được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước, các tổ
chức xã hội, cá nhân được nhà nước trao quyền, trong đó quan trọng nhất phải kể
đến các cơ quan hành chính, các cán bộ, công chức trong hệ thống cơ quan này.
Vì cơ quan hành chính có chức năng quản lý hành chính nhà nước nên các chủ
thể trong hệ thống cơ quan đó không chỉ thực hiện phần lớn các thủ tục hành
chính mà còn thực hiện những thủ tục liên quan đến các hoạt động quản
lý hành chính quan trọng nhất. Ngoài cơ quan hành chính, các cơ quan nhà
nước khác cũng tiến hành các thủ tục hành chính khi thực hiện hoạt động quản
lý hành chính nhà nước như khi các cơ quan đó xây dựng, củng cố chế độ
công tác nội bộ; các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính khi
tiến hành các hoạt động quản lý hành chính được Nhà nước trao quyền trong
những trường hợp cụ thể do pháp luật quy định. Các chủ thể nói trên, trong quá
trình thực hiện chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn của mình, khi tiến hành
Thứ ba, thủ tục hành chính có
tính mềm dẻo, linh hoạt.
Hoạt động quản lý hành
chính nhà nước vốn phong phú, đa dạng. Nội dung và cách thức tiến hành
từng hoạt động cụ thể chịu sự tác động của rắt nhiều yếu tố
khác nhau như thẩm quyền, năng lực của chủ thể quản lý, đặc điểm của
đối tượng quản lý, điêu kiện, hoàn cảnh diễn ra hoạt động quản lý ... Mỗi
yếu tố đó lại chịu sự tác động đan xen phức tạp của các yếu tố kinh tế, chính
tri, văn hoá-xã hội khiến cho hoạt động quản lý hành chính trở nên hết sức
sống động. Thủ tục hành chính vối tính chất là cách thức tổ chức thực hiện các
hoạt động quản lý đương nhiên phải linh hoạt mới có thể tạo nên quy trình
hợp lí cho từng hoạt động quản lý cụ thể. Do vậy, không thể có một thủ tục
hành chính duy nhất cho toàn bộ hoạt động quản lý hành chính nhà nước mà
có rất nhiều thủ tục hành chính. Thậm chí để giải quyết một loại công việc nhất
định cũng có thể cần các thủ tục hành chính khác nhau. Ví dụ, pháp
luật quy định hai thủ tục xử phạt vi phạm hành chính là thủ tục đơn giản và thủ
tục có lập biên bản. Việc định ra hai thủ tục để xử phạt vi phạm hành chính vừa
đơn giản, thuận tiện cho người xử phạt và người bị xử phạt trong trường hợp có
thể, vừa đảm bảo tính chặt chẽ, có cơ sở cho hoạt động xử phạt vi phạm hành
chính. Mặt khác, so với thủ tục lập pháp và thủ tục tư pháp, nhu cầu bãi bỏ thủ
tục hành chính cũ, đưa ra thủ tục mới, thay đổi các thủ tục đã có đặt ra khá
thường xuyên đảm bảo thích ứng vói sự biến đổi linh hoạt của hoạt động quản lý.
Khi xây dựng thủ tục hành chính nếu nhận thức đúng đắn về đặc điểm này sẽ tạo
ra sự linh hoạt, mềm dẻo cho hoạt động quản lý, nếu phủ nhận đặc điểm này có
thể làm xơ cứng hoạt động quản lý, kìm hãm quá trình phát triển xã hội. Sự
cường điệu tính linh hoạt của thủ tục hành chính cũng có thể dẫn đến việc đặt
ra quá nhiều thủ tục một cách không cần thiết hoặc thay đổi thủ tục một cách
tuỳ tiện làm cho hoạt động quản lý thiếu ổn định.
Thứ hai, chỉ cơ quan, tổ
chức, cá nhân có thẩm quyền mới có quyền thực hiên thủ tục hành chính và thực
hiện thủ tục trong phạm vi thẩm quyền do pháp luật quy định. Xét dưới góc độ
quyền lực, thực hiện thủ tục hành chính là hoạt động sử dụng quyền lực nhà
nước. Quyền lực nhà nước trong mọi trường hợp chỉ được sử dụng bởi những chù
thể do pháp luật quy định và nằm trong cơ cấu quyền lực nhà nước nói chung. Mỗi
chủ thể chỉ sử dụng quyền lực trong giới hạn nhất định. Tương ứng với giới hạn
thẩm quyền pháp luật trao cho, mỗi chủ thể có những phương tiện và điều kiện
nhất định đảm bảo cho việc thực hiên thẩm quyền (điều kiện vật chất, nhân sự,
bộ máy...). Do đó, các thủ tục được thực hiện không đúng thẩm quyền thì không
những việc thực hiện thủ tục đó không hợp pháp mà hiệu quả quản lý cũng bị
ảnh hưởng.
Thứ ba, thủ tục hành chính
phải được thực hiện đúng pháp luật. Về mặt lí thuyết, tất cả các thủ tục hành
chính được pháp luật quy định đều là cần thiết và là quy trình hợp lý nhất
để thực hiện các hoạt động quản lý trên thực tế. Hơn nữa, mỗi thủ tục hành
chính được thực hiện nhiều lần ở những thời điểm khác nhau, bởi các chủ thể
khác nhau, sự tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục hành chính tạo nên tính khoa
học, đồng bộ, thống nhất trong quản lý hành chính nhà nước. Ngay cả
khi các thủ tục hành chính đã trở nên không còn phù hợp do nhận thức về quản
lý hay thực tiễn quản lý thay đổi thì các chủ thể thực hiện thủ tục
cũng không được tuỳ tiện thay đổi hoặc bỏ qua. Một thủ tục hành chính cụ thể
chỉ mất giá tri pháp lý khi bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ.
4. Yêu cầu về nội dung trong quy định thủ tục hành chính
- Thủ tục hành chính phải
được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật theo đúng thẩm quyền được quy
định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Việc quy định một thủ tục
hành chính chỉ hoàn thành khi đáp ứng đầy đủ các bộ phận tạo thành cơ bản sau
đây:
+ Tên thủ tục hành chính.
+ Trình tự thực hiện.
+ Cách thức thực hiện.
+Thành phần, số lượng hồ
sơ.
+ Thời hạn giải quyết.
+ Đối tượng thực hiện thủ
tục hành chính.
+ Cơ quan giải quyết thủ
tục hành chính.
+ Trường hợp thủ tục hành
chính phải có mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành
chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí thì mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết
quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí là bộ phận
tạo thành của thủ tục hành chính./.
Thực hiện: Tấn Nguyễn